Smjernice za pripremu prijedloga projekta/aplikacije za grant u segmentu za mlade „Erasmus+" programa

travanj, 2014

Uvod

Namjena ovih smjernica je da pomognu organizacijama za mlade u Bosni i Hercegovini da se upoznaju s pripremom prijedloga projekta/aplikacije za grantove u okviru akcija "Erasmus+" programa u polju mladih. Organizacije zainteresirane za mogućnosti "Erasmus+:mladi" trebale bi također pročitati i Informaciju "Erasmus+: mladi" perspektive za organizacije mladih u Bosni i Hercegovini" koja govori o konceptu programa „Erasmus+" sa naglaskom na akcije za mlade.

Ključni izvor za pisanje smjernica je „Vodič za program Erasmus+" objavljen u siječnju 2014. godine i Poziv za prijedloge projekata objavljen 12. prosinca 2013. godine. Imajući u vidu cjelokupno razdoblje trajanja "Erasmus+" programa, od 2014. do 2020. godine, moguće su promjene u smislu kriterija podobnosti za učešće u centraliziranim akcijama, zbog čega se preporučuje organizacijama za mlade koje su zainteresirane za "Erasmus+: mladi" da redovno provjeravaju ažurirane informacije o implementaciji "Erasmus+" programa i njegovih akcija u polju mladih. Ažurirane i druge relevantne informacije dostupne su na web stranicama institucija i organizacija uključenih u implementaciju „Erasmus+" programa. Popis preporučenih web linkova je na kraju ovih smjernica.

Terminologija

Važan preduvjet za razumijevanje procedura i zahtjeva vezanih za pripremu i podnošenje projektnih prijedloga/aplikacija u program "Erasmus+" je poznavanje terminologije programa. Zbog toga se u ovom dijelu daje pojašnjenje odabranih ključnih termina koji se koriste u programu i njegovim akcijama u području mladih[1].

[1] Sveobuhvatan Pojmovnik termina čini Aneks III „Vodiča za program Erasmus+" od januara 2014.

Smjernice za pripremu prijedloga projekta/aplikacije za grant u segmentu za mlade „Erasmus+" programa

travanj, 2014

Kazalo

Uvod. 1

Terminologija. 1

Akcije za mlade unutar "Erasmus+" programa. 3

Organizacije za mlade iz Bosne i Hercegovine. 3

Opća pravila za pripremu aplikacija za grant 4

Korak 1: registracija u Portalu sudionika. 4

Korak 2: provjeriti ispunjenje kriterija programa. 4

Kriteriji prihvatljivosti 4

Kriteriji isključivanja. 7

Kriteriji izbora. 7

Kriteriji dodijele. 7

Korak 3: provjeriti financijske uvjete. 9

Korak 4:  popuniti i podnijeti obrazac aplikacije. 10

Posebna pravila i principi 11

Odluka/sporazum o grantu. 12

Savjeti i podsjetnik. 12

Često postavljana pitanja o „Erasmus+" programu. 13

Web linkovi do više informacija i novosti: 15

Uvod

Namjena ovih smjernica je da pomognu organizacijama za mlade u Bosni i Hercegovini da se upoznaju s pripremom prijedloga projekta/aplikacije za grantove u okviru akcija "Erasmus+" programa u polju mladih. Organizacije zainteresirane za mogućnosti "Erasmus+:mladi" trebale bi također pročitati i Informaciju "Erasmus+: mladi" perspektive za organizacije mladih u Bosni i Hercegovini" koja govori o konceptu programa „Erasmus+" sa naglaskom na akcije za mlade.

Ključni izvor za pisanje smjernica je „Vodič za program Erasmus+" objavljen u siječnju 2014. godine i Poziv za prijedloge projekata objavljen 12. prosinca 2013. godine. Imajući u vidu cjelokupno razdoblje trajanja "Erasmus+" programa, od 2014. do 2020. godine, moguće su promjene u smislu kriterija podobnosti za učešće u centraliziranim akcijama, zbog čega se preporučuje organizacijama za mlade koje su zainteresirane za "Erasmus+: mladi" da redovno provjeravaju ažurirane informacije o implementaciji "Erasmus+" programa i njegovih akcija u polju mladih. Ažurirane i druge relevantne informacije dostupne su na web stranicama institucija i organizacija uključenih u implementaciju „Erasmus+" programa. Popis preporučenih web linkova je na kraju ovih smjernica.

Terminologija

Važan preduvjet za razumijevanje procedura i zahtjeva vezanih za pripremu i podnošenje projektnih prijedloga/aplikacija u program "Erasmus+" je poznavanje terminologije programa. Zbog toga se u ovom dijelu daje pojašnjenje odabranih ključnih termina koji se koriste u programu i njegovim akcijama u području mladih[1].

Akcije za mlade unutar "Erasmus+" programa

Akcije u okviru "Erasmus+" programa koje imaju za cilj da podrže projekte koji pružaju prilike za neformalno i informalno učenja mladih integrirane su u tri Ključne aktivnosti programa. Tabela 1 prikazuje Ključne aktivnosti i koje su specifične akcije i aktivnosti za mlade unutar svake od njih: 

Tabela 1

Organizacije za mlade iz Bosne i Hercegovine 

Trenutno, organizacije za mlade iz Bosne i Hercegovine imaju ograničen pristup akcijama "Erasmus+" programa. Za sada one mogu sudjelovati kao partneri (ne aplikanti) u Ključnoj akciji 1 (Projekt mobilnosti u polju mladih i Veliki događaji Europske volonterske službe) i Ključnoj akciji 3 (Struktuirani  dijalog: sastanci između mladih i donosioca odluka u oblasti mladih). Potpisivanjem međunarodnog sporazuma sa Evropskom komisijom i plaćanjem ulaznice za „Erasmus+" program, organizacijama iz Bosne i Hercegovine biće omogućeno da sudjeluju i kao aplikanti u određenim centraliziranim akcijama. Prijave za grantove u okviru centraliziranih akcija podnose se Izvršnoj agenciji za obrazovanje, audiovizuelne djelatnosti i kulturu (EACEA) u Briselu.

Opća pravila za pripremu aplikacija za grant

Aplikanti trebaju slijediti četiri koraka kada pripremaju i podnose projektne prijedloge za financijsku potporu od "Erasmus+" programa:

Korak 1: registracija u Portalu sudionika

Registracija u Jedinstvenom sustavu registracije (Unique Registration Facility/URF) Portala Europske komisije namijenjenog učesnicima je obvezna za svaku organizaciju koja želi sudjelovati u "Erasmus+" programu. Osoba koja predstavlja organizaciju ili neformalnu skupinu mladih da bi dobila pristup Portalu sudionika treba da dobije korisničko ime (login) i lozinku (password) od Službe za autentičnost pri Europskoj komisiji (European Commission Authentication Service/ECAS)[4]. Europska komisija je objavila priručnik kao pomoć za proces registracije koji je dostupan na internetu[5]. Prilikom registracije organizacije trebaju priložiti obrazac o pravnom statusu[6] i obrazac o finansijskoj identifikaciji[7]. Po završetku registracije organizacija dobiva devetocifrenu šifru identifikacije (Personal Identification Code/PIC) koja služi u budućoj prepisci između aplikanta i nacionalne agencije ili EACEA-e. PIC takođe omogućava organizaciji koja podnosi aplikaciju da koristi prednosti nekih karakteristika elektronskih obrazaca.

Korak 2: provjeriti ispunjenje kriterija programa

Sve aplikacije za grantove u okviru "Erasmus+" programa se ocjenjuju prema setu formalnih kriterija. To su kriteriji: prihvatljivosti, isključivanja, izbora i dodijele. Veoma je važno za organizacije koje žele predati aplikaciju za grant da se upoznaju sa svakim od ovih kriterija.  

Kriteriji prihvatljivosti  

Da bi projektna aplikacija bila prihvatljiva ona mora ispuniti sve kriterije prihvatljivosti u suprotnom aplikacija će biti odbijena bez dalje evaluacije. Zbog toga je prilikom pripreme aplikacije za grant potrebno posebnu pažnju obratiti na svaki od zahtjeva pod Općim kritirijima prihvatljivosti kao i Dodatnim kriterijima prihvatljivosti tamo gdje je to primjenljivo. Donja tabela uključuje kriterije prihvatljivosti za projekt mobilnosti i dodatne kriterije prihvatljivosti za Razmjene mladih, Europsku volontersku službu i Mobilnost osoba koje rade sa mladima. Ovaj projekt je uzet kao ilustracija uz napomenu da se za svaki projekt kriteriji prihvatljivosti trebaju pažljivo provjeriti kriteriji za taj tip projekta koji su definisani u „Vodiču za Erasmus+ program".

Projekat mobilnosti za mlade i osobe koje rade sa mladima

Kriteriji isključivanja  

Prema ovom setu kriterija aplikant pokazuje da njegova organizacija kao i organizacije koje sudjeluju nisu u sukobu interesa, nisu u stečaju, nemaju u svojoj povijesti bilo koji prekršaj vezan za profesionalni rad, ili da ne ispunjavaju obveze plaćanja poreza i dopronosa za socijalno osiguranje u svojim zemljama, da se ne bave prevarama, korupcijom, pranjem novca, ili bilo kojom drugom nezakonitom aktivnosti. Ovi kriteriji se odnose i na organizaciju i osobe koje imaju moć njenog zastupanja, odlučivanja ili kontrole. Izjave relevantne za ispunjavanje kriterija isključivanja su navedene u Deklaraciji časti[9] koju treba popuniti i koju treba potpisati ovlašteni zastupnik podnosioca zahtjeva i ona čini sastavni dio aplikacije.

Kriteriji izbora

Ovaj set kriterija se odnosi na financijski i organizacioni kapacitet aplikanta. Financijski kapacitet podrazumijeva da aplikant ima dovoljan i stabilan izvor financiranja za aktivnost tijekom cijelog projekta, dok operativni kapacitet podrazumijeva da aplikant ima potrebnu profesionalnu kompetentnost i kvalifikacije da implementira projekat. U slučaju zahtjeva za grant koji ne prelazi 60 000 EUR financijski i operativni kapaciteti se potvrđuju potpisivanjem Deklaracije časti. U slučaju zahtjeva za grant koji prelazi 60 000 EUR aplikant pored Deklaracije časti treba koristeći Portal za učesnike podnijeti neka dodatna dokumenta[10]. U slučaju zahtjeva za grant koji prelazi 750 000 EUR može se od aplikanta tražiti izvještaj ovjeren od vanjskog revizora. Deklaracija časti uključuje izjave koje potvrđuju i financijske i organizacione kapacitete. 

Kriteriji dodijele  

Sveobuhvatno razumijevanje kriterija dodjele je veoma važno jer se aplikacije ocjenjuju prema tim kriterijima i u zavisnosti od datih bodova projekti se eventualno predlažu za finansiranje. Kriteriji izbora odražavaju do koje mjere predloženi projekt zadovoljava zahtjeve za inkluziju, pripremne aktivnosti, rezultate projekta, diseminaciju.  Svaki od kriterija ima određeni broj bodova. Da bi projekt bio razmatran za financiranje projektni prijedlog/aplikacija treba dobiti najmanje 60 bodova od ukupnih 100, s tim da po svakom kriteriju mora dobiti najmanje pola od maksimalnog broja bodova za taj kriterij. Donja tabela prikazuje kriterije dodijele za Razmjene mladih, Europsku volontersku službu i Mobilnost osoba koje rade sa mladima. Ovdje se napominje da kriteriji dodijele za ostale projektne aktivnosti za mlade: Veliki događaji Europske volonterske službe, Strateška partnerstva, Izgradnja kapaciteta i Struktuirani dijalog: sastanci između mladih i donosioca odluza u oblasti mladih, se mogu naći u „Vodiču za Erasmus+ program" (stranice: 99, 100, 133, 134, 145). 

Korak 3: provjeriti financijske uvjete

Jedna od karakteristika novog "Erasmus+" programa su pojednostavljeni financijski uvjeti. Financijski mehanizam koji se primjenjuje u većini slučajeva daje grantove na bazi troška po jedinici cijene. Ovakva vrsta grantova pomaže aplikantima da jednostavno izračunaju iznos traženog granta i olakšava realistično financijsko planiranje projekta. Iznose jedinice cijene troška definirala je Europska komisija i oni su specificirani u „Vodiču za Erasmus+ program" za svaku akciju. Iznosi jedinice cijene troška ovise od zemlje u kojoj se odvija aktivnost, od vrste aktivnosti i trajanja aktivnosti. Aplikant kada priprema aplikaciju treba konsultirati pravila financiranja koja su definirana za svaku akciju i tip projekta. U svrhu ilustracije kako su definirana i predstavljena pravila financiranja u  „Vodiču za Erasmus+ program" Tabela 2 prikazuje pravila financiranja za projekt mobilnosti: Razmjene mladih

Tabela 2

Korak 4:  popuniti i podnijeti obrazac aplikacije

Za traženje EU granta kroz "Erasmus+" program aplikanti moraju koristiti obrasce namjenjene posebno za svaku akciju. Modeli aplikacija dostupni su na web stranicama nacionalnih agencija i EACEA-e. Za večinu akcija od aplikanata se traži da aplikacije podnose online nacionalnoj agenciji u svojim zemljama (decentralizovane akcije) ili EACEA-i (centralizovane akcije).  U tim slučajevima aplikacije poslane poštom, kurirskom službom, faksom ili elektronskom poštom se ne prihvataju. Neke centralizirane akcije nisu podržane elektronskim obrascima i za te akcije aplikacije se šalju poštom ili kurirskom službom. Aplikacije poslane faksom ili elektronskom poštom neće biti prihvaćene. Rokovi za podnošenje aplikacija su specificirani za svaku akciju unutar njenih kriterija prihvatljivosti kako je navedeno u „Vodiču za Erasmus+ program" u dijelu: „KADA APLICIRATI ?"

Generalno, obrazac aplikacije uključuje nekoliko dijelova: sadržaj (opće informacije o tipu projektnog prijedloga); dio o organizaciji aplikantu i drugim organizacijima uključenim u projekt; dio u kojem se opisuje projekt i gdje se daju informacije o svim fazama projekta; proračun; lista za provjeru da li su zadovoljeni kriteriji prihvatljivosti; zaštita osobnih podataka; Deklaracija časti; aneksi.

Posebna pravila i principi

 Za projekte mobilnosti mladih definiran je set posebnih pravila i principa kako bi se osigurala nesmetana i sigurna implementacija mobilnosti. Sve organizacije koje sudjeluju trebaju biti svjesne ovih posebnih pravila i principa tijekom pripreme prijedloga projekta i treba da pokažu koje su aktivnosti u tom pogledu predvidjeli. Jedan poseban zahtjev koji je obavezan u smislu kriterija prihvatljivosti je akreditacija organizacija koje sudjeluju u Europskoj volonterskoj službi. Organizacija zainteresirana za učešće u Europskoj volonterskoj službi treba pokrenuti proces akreditacije tako što će podnijeti zahtjev za akreditaciju. Za organizacije iz zemalja Zapadnog Balkana nadležan je SALTO Resursni centar za Jugoistočnu Europu i zainteresirani mogu naći sve informacije o proceduri akreditacije na web adresi SALTO Resursnog centra za Jugoistočnu Europu. Veoma važan aspekt kojeg treba imati u vidu kod planiranja projekta mobilnosti jeste sigurnost i zaštita sudionika. U tom pogledu „Vodič za Erasmus+ program" upućuje na određena posebna pravila koja se moraju uzeti u obzir tijekom pripreme projektnog prijedloga kao što su: zdravstveno osiguranje; zahtjevi za vizu; odabir EVS volontera; jezička potpora i obuka za EVS volontere (prije odlaska, po dolasku); Youthpass. Organizacije koje pripremaju projektne prijedloge u okviru akcije mobilnost za mlade i osoba koje rade sa mladima posebnu pozornost trebaju posvetiti zahtjevima „Erasmus+" programa u pogledu dimenzije neformalnog i informalnog učenja, participatornih metoda i intekulturalne/Europske dimenzije.

Odluka/sporazum o grantu

Odluka o dodijeli granta se donosi nakon procedure evaluacije koja počinje formalnom provjerom kriterija prihvatljivosti i kriterija isključivanja koju vrše nacionalne agencije kada se radi o decentraliziranim akcijama ili EACEA u slučaju decentraliziranih akcija, nakon čega slijedi ocjena kvaliteta koja se vrši uz pomoć nezavisnih eksperata. Odluka o dodijeli može biti formalizirana na dva načina:

• odluka o grantu koju donosi Izvršna agencija (EACEA) i po prijemu odluke aplikant

  postaje korisnik EU granta i može početi projekt.
• sporazum o grantu potpisan između nacionalne agencije ili EACEA-e , kojeg prvo

  potpisuje zakonski zastupnik aplikanta, a nakon toga ga potpisuje nacionalna agencija ili

  EACEA . Tek kada su sporazum o grantu potpisale obje strane aplikant postaje korisnik

  EU granta i može početi projekt .

Modeli sporazuma o grantu  i odluke o grantu koji se koriste u „Erasmus+" programu biti će dostupni na web stranicama Europske komisije i Izvršne agencije (EACEA) tijekom 2014. godine.

Savjeti i podsjetnik

• „Vodič za Erasmus+ program" je sastavni dio poziva za projektne prijedloge i uključuje sve potrebne zahtjeve i instrukcije. Neka vam bude pri ruci i čitajte ga pažljivo!
• Samo aplikacije koje zadovolje SVE kriterije prihvatljivosti i isključivanja idu dalje u ocjenjivanje. Provjerite da li vaš projekt zadovoljava sve kriterije koji se traže za taj tip projekta!
• Dimenzija visoko kvalitetnog neformalnog i informalnog učenja je ključni aspekt svih projekata za mlade u okviru „Erasmus+" programa. Provjerite da li je vaš projekt u skladu sa principima neformalnog i informalnog učenja, participativnim metodama i interkulturalnom evropskom dimenzijom. Saznajte više o ovome u Vodiču Erasmus+ programa (strana 227) !

• Za izračunavanje troškova putovanja u proračunu projekta koristite Kalkulator udaljenosti kojeg podržava Europska komisija!

• Projektni prijedlog se podnosi u obrascu aplikacije i zbog toga je važno znati kako kreirati, popuniti i podnijeti aplikaciju. Detaljne informacije o tome se nalaze u Vodiču za podnošenje prijedloga !

• Diseminacija rezultata projekta je veoma važan aspekt „Erasmus+" programa zbog toga projektni prijedlog treba jasno da pokaže koje aktivnosti u cilju diseminacije rezultata su predviđene u prijedlogu projekta. Primjeri projekata i njihovih rezultata su dostupni na Platformi za diseminaciju koja služi za diseminaciju i korištenje rezultata projekata koje podržava Europska komisija preko Erasmus+ programa !

Često postavljana pitanja o „Erasmus+" programu[12]

• Što se podrazumijeva pod financijskim kapacitetom organizacije?

Svi „Erasmus+" projekti su kofinansirajući i moraju se realizovati i izvještavati koristeći predfinansiranje ili avans. Iz tih razloga, aplikanti moraju pokazati da oni imaju odgovarajuće rezerve ili prihod da projekt realizuju uspješno.  

• Što se podrazumijeva pod organizacionim kapacitetom organizacije?

Aplikanti treba da pokažu da imaju odgovarajući kapacitet da uspješno realizuju „Erasmus+" projekte i da ih administriraju prema uvjetima iz sporazua o grantu sa nacionalnom agencijom i „Vodičem za Erasmus+ program" kojeg je objavila Europska komisija.

• Da li moram ponovo aplicirati za EVS akreditaciju?

Ako je vaša EVS akreditacija istekla prije studenog  2013., trebat ćete da se prijavite za EVS akreditaciju najkasnije 6 sedmica prije odgovarajućeg roka za prijavu u Ključnoj akciji 1.

• Da li organizacije iz zemlje koja nema nacionalnu agenciju svoje projekte predaju u Brisel?

Organizacije iz zemalja koje nemaju nacionalnu agenciju za „Erasmus+" program, svoje projektne prijedloge podnose Izvršnoj agenciji za obrazovanje, audiovizelne djelatnosti i kulturu u Briselu.  

• Postoje li ograničenja za broj projekata koje jedna organizacija može da podnese u jednom roku (ili na godinu)

Ne, Vodič nije predvidio takvo ograničenje za Ključnu akciju 1. Za Ključnu akciju 2 vidjeti stranu 98 „Vodiča za Erasmus+ program".

• Što je PIC i kako ga mogu dobiti?

Svaka organizacija koja želi sudjelovati u nekom „Erasmus+" projektu treba imati PIC. Da bi dobili šifru identifikacije (PIC) trebate:

-Registrovati svoju organizaciju u Službi za autentičnost i Europskoj komisiji (ECAS);

-Ući u (Log in) u Portal za učesnike koristeći podatke svog ECAS računa i registrovati svoju organizaciju da bi dobili devetocifreni PIC. Prije registracije molimo da pročitate Naputak za korištenje Portala za sudionike.

Web linkovi do više informacija i novosti:  

European Commission:

http://ec.europa.eu/education/opportunities/index_en.htm  

Izvršna agencija za obrazovanje, audiovizuelne djelatnosti i kulturu (EACEA):

http://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/

Prilike za financiranje po ključnim akcijama uključujući sve relevantne i ažurirane informacije za aplikante, poput: obavijesti o pozivu, rokove, procedura apliciranja, upute za apliciranje, koraci kako aplicirati, listu aneksa, kontakt:

http://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/funding_en

SALTO Resorni centar za mlade za Jugositočnu Europu:

https://www.salto-youth.net/rc/see

Portal za traženje partnera:

https://www.salto-youth.net/tools/otlas-partner-finding

Evropski portal za mlade

http://europa.eu/youth/en

Komisija za koordinaciju pitanja mladih u Bosni i Hercegovini

http://mladi.gov.ba

Mladi u akciji:

http://www.mladiuakciji.ba

Tempus BiH:

http://www.tempusbih.com

Aneksi:

Modeli obrazaca aplikacije za Ključnu akciju 1, Ključnu akciju 2 , Ključnu akciju 3

[1] Sveobuhvatan Pojmovnik termina čini Aneks III „Vodiča za program Erasmus+" od januara 2014.

[2] Lista Partnerskih zemalja  „Erasmus+"  programa na stranici 24 „Vodiča za Erasmus+ Program".

[3] Lista Programskih zemalja  „Erasmus+"  programa na stranici 24 „Vodiča za Erasmus+ Program".

[4] https://webgate.ec.europa.eu/cas/wayf?caller=%2Fcas%2Feim%2Fexternal%2Fregister.cgi

[5] http://ec.europa.eu/research/participants/portal4/data/doc/manual/rpp.pdf

[6] http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_en.cfm

[7] http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financial_id_en.cfm

[8] "Vodič kako kreirati, kompletirati i predate obrazac aplikacije" može se preuzeti sa sljedećeg linka:
http://eacea.ec.europa.eu/eforms/documents/erasmus_mundus/proposalsubmission_userguide_eform2014.pdf

[9] http://ec.europa.eu/youth/calls/index_en.htm

[10] Za akcije kojima upravljaju nacionalne agencije: Izvještaj dobiti i gubitka za aplikanta i bilans stanja za posljednju finansijsku godinu u kojoj su izvještaji zaključeni; Za akcije kojima upravlja EACEA: Obrazac finansijskog kapaciteta, uključujući izvještaj dobiti i gubitka i bilans stanja za posljednje dvije finansijske godine za koje su izvještaji zaključeni; Za one koji ne mogu dostaviti ove dokumente jer su nedavno uspostavljeni ove dokumente mogu zamjeniti finansijska deklaracija ili deklaracija osiguranja navodeći profesionalne rizike aplikanta  (strana 193,  „Vodiča za Erasmus+ program").

[11] A5.1 se odnosi na kolonu koja uključuje iznose u eurima za zemlju u kojoj se odvija aktivnost odnosno razmjena mladih (strana 75 „Vodiča za Erasmus+ program").

[12] Pitanja i odgovori su prikupljeni sa web stranica nacionalnih agencija Velike Britanije i Hrvatske.